Comme le montre l’étude de Procurement Leaders1, 25 % des responsables d’achat ont récemment accéléré leur processus de digitalisation, alors que 27 % l’ont reporté. Certaines organisations réussissent à se développer dans ce nouvel environnement et misent sur la digitalisation des processus d’approvisionnement pour capitaliser sur la transformation des méthodes d’achat et des chaînes d’approvisionnement.
La digitalisation des achats permet à une force de travail décentralisée d’obtenir rapidement ce dont elle a besoin tout en permettant à l’organisation de conserver de la visibilité et de la maîtrise. Certaines entreprises sont parvenues à passer rapidement de processus papier à des processus numériques et à automatiser les tâches pour construire des environnements plus agiles. Elles ont ainsi démontré que la valeur du procurement va au-delà du contrôle des coûts et contribue également à améliorer la résilience de l’entreprise ainsi que l’efficacité opérationnelle.
Accélérer ou ralentir ? Décentraliser ou centraliser ? Investir dans de nouvelles technologies maintenant ou patienter ? L’édition 2020 d’Amazon Business Exchange (ABX) s’est concentrée sur les expériences et bonnes pratiques de ceux qui maintiennent le rythme de l’innovation, voire accélèrent la digitalisation des processus, afin de relever les défis business dans cette « nouvelle normalité ».
Digitaliser l’achat pour apporter une réponse agile et rapide
Peter Sowrey, Directeur des achats et REFM de Centrica au Royaume-Uni, a par exemple raconté comment la COVID-19 a permis à son équipe d’accélérer la réflexion sur la transformation des achats. Il a en effet expliqué comment le fournisseur de gaz et d’électricité s’est associé à Amazon Business pour diminuer le nombre d’étapes dans le processus et créer un système plus efficace et agile. En éliminant les intermédiaires, et en « passant de la complexité à la simplicité », l’entreprise a été en mesure de répondre plus rapidement aux clients dont le chauffage était tombé en panne et qui avaient alors besoin de l’intervention rapide d’un ingénieur pour installer un système de remplacement.
Helen Baker, Directrice des achats de l’Université de l'Ouest de l’Angleterre, Bristol, a de son côté mis en avant l’importance du système d’achat en ligne de l’établissement pour répondre aux problématiques posées par la pandémie. Avec 4 000 étudiants hébergés sur le campus et au moins 1 000 autres dans l’impossibilité de partir lorsque le confinement a été décrété au Royaume-Uni au mois de mars, l’université a dû leur fournir des ordinateurs portables, de la nourriture mais aussi du matériel pour le suivi de leurs projets. Avec 150 employés munis de cartes d'achat, l’établissement a pu très rapidement et simplement ajuster les seuils de dépenses et les catégories d’achat autorisées afin qu’ils puissent acquérir les articles nécessaires pour les étudiants et le personnel travaillant à la maison, en s’appuyant sur une plateforme d’achat numérique flexible. Cette migration vers le digital durant la pandémie a permis à l’équipe d’Helen Baker d’acquérir une nouvelle expérience et « d’avancer vers de nouvelles sources d’approvisionnement et de nouvelles méthodes d’avenir, tout en soulignant l’importance des relations avec les fournisseurs ».
L’importance de la flexibilité et de la diversité dans une plateforme numérique d’achat
Avec des clients comme Barclays, Heinz ou Leonardo, il était primordial pour la société danoise ISS de pouvoir compter sur un site d’achat flexible afin de permettre à ses collaborateurs de s’adapter rapidement aux bouleversements causés par la pandémie. Gemma Lindley, Associée en charge des achats chez ISS, a évoqué l’importance de « trouver un équilibre entre flexibilité et contrôle ». Alors que les priorités de l’organisation ont été bousculées par la crise du COVID-19, il était crucial de pouvoir modifier les restrictions au sein du système d’achat afin d’accompagner ces changements. « Disposer de cette flexibilité et d’un processus permettant d’adapter la solution est primordial », affirme-t-elle.
Tom Fuchs, Responsable des achats à l’École américaine internationale de Vienne, a par ailleurs souligné l’importance de choisir un site d’achat en ligne qui offre une grande diversité de produits. L’accès à une large sélection de manuels, de cartes et de matériels, avec une livraison rapide et gratuite, permet en effet aux professeurs d’acquérir les fournitures dont ils ont besoin pour offrir un enseignement de qualité. Tom Fuchs a également insisté sur la valeur des fonctions de facturation ; celles disponibles au sein de Business Prime permettent à l’équipe de Tom de réduire le délai de traitement de 5 jours à moins de 24 heures.
Enfin, l’organisation Academies Enterprise Trust a également fait preuve d’une grande agilité face au changement. Le Directeur financier adjoint, Kyush Modesai, a raconté pendant ABX comment la pandémie a conduit son équipe à accélérer la méthode d’achat, générant des économies qui leur ont permis d’acquérir plus de 12 000 ordinateurs portables et 3 000 adaptateurs WiFi. Des équipements qui ont permis aux enfants les plus vulnérables de Trust d’accéder aux cours à distance pendant le confinement.
Le rôle vital de l’approvisionnement dans la résolution des problèmes organisationnels stratégiques a été démontré par de nombreux intervenants lors de la conférence ABX. Des dirigeants et des spécialistes de l’approvisionnement de petites entreprises, d’écoles et d’universités, aussi bien que de très grandes organisations comptant plusieurs dizaines de milliers d’employés, se sont joints à la conférence qui s’est déroulée en ligne les 6 et 7 octobre derniers.
L’événement est accessible à la demande jusqu’au 7 novembre sur events.amazonbusiness.eu.
1 Procurement Leaders’ Leading Through COVID-19 Report
